Affinchè il Responsabile dell'uso razionale dell'energia possa svolgere i propri compiti occorre che l'incarico venga conferito in via ufficiale e che i responsabili delle varie sezioni dell'impresa o dell'amministrazione siano informati di questa iniziativa. E' essenziale, quindi, un documento di nomina che richiami gli obblighi di legge e ricordi la necessità che i vari reparti diano al Responsabile nominato tutte le informazioni che saranno richieste, garantendo l'accesso alla documentazione anche contabile. In un documento a parte sono descritte le novità introdotte dal d.lgs. 192/05, che rafforza il ruolo dell'energy manager negli Enti Locali.